回顾会在精益敏捷的各项实践中是一个比较尴尬的存在。很多团队开回顾会时往往不得要领,整个过程不痛不痒,让大家难以感受到回顾会的作用。久而久之如同鸡肋,后面也就不了了之了。
然而回顾会是让持续改进的文化落地生根的关键实践,如果回顾会能够开好并且后续行动及时跟进,就能够让团队形成持续改进的动力和人人参与的氛围,进而实现团队能效的不断提升。
那么如何才能开好回顾会呢?笔者将结合实例给大家做个详细介绍。
首先我们要明确回顾会需要达到的几点效果:
肯定成绩、鼓舞士气
团队需要定期的得到一些肯定和鼓励,如果这些肯定和鼓励来自团队其他成员,对大家会有比较大的激励。
发现不足、思考改进
这是回顾会要达到的核心效果,为此需要基于一些可视化的手段和主持人的有效引导来达成。
回答疑问、消除困惑
这样可以形成开诚布公的氛围,不让一些谣言和猜想萦绕在团队的头顶,影响团队的士气。
如果回顾会预期效果达到了,那么下面几个问题应该可以得到解答:
什么地方做的比较好?
什么地方还需要改进?
如何改进?
有什么困惑需要澄清?
那么,好的回顾会应该是什么样的呢?
首先,大家都有安全感,愿意畅所欲言;
其次,主题明确,讨论围绕主题、不偏题;
再次,流程清晰、时间控制得当;
最后,讨论结果可执行、有明确的时间和负责人,确保对执行情况有跟踪。
主持人的作用
以上所述不难看出,要想开好回顾会主持人很重要。那么在回顾会过程中,主持人就需要做到以下几点:
1、保持中立
主持人是讨论过程的控制者,具有身份优势,所以在讨论中需要保持中立,一般应不发表对其他人观点的评价,以免影响到团队充分表达自己的观点。
2、控制时间和流程
要想让会议高效顺畅进行,需要主持人控制好时间和流程。
3、确保讨论围绕主题
群体讨论和决策过程中,聚焦非常重要,否则讨论会变得非常低效,这也是主持人要确保的。
4、协助澄清观点和假设,确保高效沟通
沟通过程中,经常会发生鸡同鸭讲的情况,在没有完全弄清楚对方的观点和背后的假设情况下,讨论就开始了。这时候就需要主持人及时介入帮助各方澄清观点和假设,使得讨论顺利进行。
提问是主持人引导会议的重要手段,好的提问能够充分激发大家的表达和分享意愿。主持人的问题应该以开放式问题为主,要清晰且聚焦。在引导会议的过程中,应该不加评判的回应团队的行为。通常通过复述、假设、观点核对、描述行为和表达感受等方式来有效推进讨论。
当一个人发表观点后,你可以做简单的复述来确认观点,帮助各方有效理解,比如:“你是不是说……”,或者“你的意思是不是……”。
另外,理解观点背后的假设也是有效沟通的重要前提,也需要在主持人通过提问的方式挖掘出来。比如说:“你为什么会这样认为?你的观点是基于什么样的前提呢?”,“你看上去似乎不太同意这个观点,是吗?”
此外,主持人也需要通过描述行为和表达感受让参会者关注并面对当前的状态。比如说:“我注意到只有两个人发言了”,“我感到有些困惑”,“我觉得我们遇到了瓶颈”。对于和主题不相关但重要的议题可以记下来带后续时间合适的时候另外讨论。
回顾会的过程
1、会前准备
组织者需要在会前确定好时间、地点和参会者,然后提前发出通知。回顾会上通常要用到的材料和工具也需要提前准备,比如:白板、便利贴、笔。
2、开场铺垫
开场首先要介绍一下会议的目的和议程,然后明确宣布会议规则。下图就是一个会议规则的例子。
为了能让大家开诚布公的讨论,对事不对人,通常还要向大家宣读回顾会的基本指导原则:“无论我们发现什么,我们都明白并且坚信,在目前的客观条件下每个人都尽了最大的努力。”
如果是团队初次回顾,在正式开始前最好做个快速投入程度测试。让大家通过伸出不同数目的手指来代表能投入的程度。如果发现有人投入度偏低,不愿意畅所欲言,需要进一步了解原因。如果普遍偏低,比如说大多数人意愿只有2分(满分5分)那就要停下来看看出了什么问题,如果问题不解决,回顾会就不得不取消。
3、赞赏鼓励
赞赏和鼓励是回顾会的重要一环。在这一环节所有人都要在便利贴写上要感谢和赞赏的人的名字及原因,并贴在对应的人身上,被感谢和赞赏的人会在精神上受到鼓励。从而在新的开发周期内保持较高的士气。
4、收集信息
正式进入回顾阶段后,第一步是收集信息。如果团队在试用看板作为研发协作的工具,那么看板上的信息是很棒的输入源,团队可以先通过看板以及累计流图来回顾上一迭代的情况。
然后,团队一起思考三个问题并按问题写便利贴和分类:
哪些地方做的好?
那些地方需要改进?
有什么困惑需要解答?
5、深入反思
分类后,可以采用头脑风暴的方式收集大家的想法并进行归纳整合。常用的有以下几种形式:
(a)流动小组
针对要解决的问题,每个问题写在一张白纸上,白纸挂墙上,大家自发分小组在每个问题前讨论,并在问题下记录想法。五分钟结束一轮,然后每个小组换个问题继续讨论。
(b)循环访谈
针对某一问题,每个人都找一个搭档,一个人说想法,另一个人听和提问,两三分钟后互换,一轮过后换搭档再开始新的一轮,按这样的方式进行三轮。
(c)匿名头脑风暴
针对主题大家把想法写在小纸片上,每个纸片一个想法,然后全部放在一个盒子里,大家依次抽取和自己放入相同数量的纸片,在纸片上写上自己的回应,然后大声读出纸片内容并交流和记录。
6、行动计划
头脑风暴产生的行动思路进行归纳总结后,需要团队投票选出最重要的几项优先实施。如果要想落地,必须形成清晰的行动项,明确的列出负责人和完成时间,会后跟踪执行,并在下次回顾会上向大家同步执行效果。只有看到了真正实施落地的可能,团队才有意愿继续参与持续改进的活动。
7、结束会议
会议结束前,主持人需要向大家寻求对本次会议的反馈,从而进行改进,让下次的回顾更加高效和富有成果。会议结束后,主持人需要发出会议纪要给参会人。
如何保持新鲜感
为了让团队保持一定的新鲜感,可以在每次回顾加入不同的团建和头脑风暴游戏。大家可以参考www.funretrospectives.com网站,上面有很多不错的点子。另外,如果能有些零食供大家享用就更棒了。
识别坏味道
如果你的回顾会有下面这些现象就要注意了,这会毁掉你的回顾会。
主持人没有准备
主持人过度干预讨论,把结论引向自己希望的方向
讨论经常跑题,没有时间限定
夸夸其谈,没有落实到行动
要落实的行动不够SMART
行动都落到了个别人头上
一次回顾会要落实的事情太多
每次开会都是一样的,大家开始感到厌烦
结语
每经过一段时间的忙碌,团队需要找个时间停下来喘口气,同时回想一下最近这段时间大家工作的情况,并从中寻找改进机会。通过不断的改进,团队会持续成长变得更加的强大,这就是回顾会的意义所在。
了解了本文介绍的内容,你也可以尝试和团队开一个欢乐、富有成效的回顾会,大家会盼望着下次的回顾会早点到来。开始行动吧!
李国柱,京东商城前台产品研发部敏捷教练、培训师,Scrum联盟认证CSP、CAL,SPC,KMP。具有十多年软件开发、项目管理、团队管理、过程改进和敏捷教练经验,擅长敏捷和精益软件开发管理方面的推广和实施。
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